2022公文处理中常见错误分析及案例解读（授课讲稿）【完整版】

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公文处理中的常见错误分析及案例解读

尊敬的各位领导、各位同行，大家好：

根据安排，我与大家交流探讨四个方面内容：一是《党政机关公文处理工作条例》的特点和规范性要求；
二是公文处理中常见错误分析；
三是办公厅办文中出现的不规范性案例；
四是市州政府和省政府部门向省政府报文易出现的错误和应该注意的问题。

一、《党政机关公文处理工作条例》的特点和规范性要求

（一）《党政机关公文处理工作条例》的主要特点。

《党政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意，自2012年7月1日起施行；
与之配套的《党政机关公文格式》已由国家质检总局、国家标准委发布，自2012年7月1日起正式实施。其主要特点如下（五个统一）：

1.统一了公文的定义。“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”（简称五大作用：一是指导工作，传达意图；
二是联系工作，交流情况；
三是请示工作，答复问题；
四是总结工作，推广经验；
五是记载工作，积累史料。）

2.统一了公文种类。统一后的公文种类有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。这里大家注意，除了文种种类统一以外，还有一点就是“会议纪要”改成了“纪要”。

15个文种的适用范围：

决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

公报：适用于公布重要决定或者重大事项。

公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

批复：适用于答复下级机关请示事项。

议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

易混文种区别：

一是“公告”与“通告”。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

二是“决定”与“通报”。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

三是“请示”与“报告”。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

请示与报告不同点：①行文时间不同，②主送机关数量不同，③行文目的不同，④文件容量不同，⑤受文机关处理方式不同，⑥结尾用语不同。

3.统一了公文构成要素（18项）。规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，最大的变化是增加了发文机关署名和页码两个公文格式要素，取消了主题词格式要素。

份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

密级和保密期限：公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

签发人：上行文应当标注签发人姓名。

标题：由发文机关名称、事由和文种组成。

主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

正文：公文的主体，用来表述公文的内容。

附件说明：公文附件的顺序号和名称。

发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。

附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。

抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。

页码：公文页数顺序号。

4.统一了行文规则。行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。强调三点：一是部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求；
二是除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文；
三是部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权（职权范围内事项直接报送上级主管部门）。

5.统一了公文处理工作。统一规范为“公文拟制”、“公文办理”、“公文管理”等一系列相互关联、有序衔接的工作，从而使公文处理工作更加规范、科学。主要变化有：在公文拟制方面，要求“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”；
在公文管理方面，增加“发文立户”的规定，要求新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。

（二）《党政机关公文格式》的主要新变化（与条例配套的文件，一般由文印中心掌握，但我们要清楚和正确识别）。

1.对公文格式要素的划分进行了调整。分为版头、主体、版记三部分。

2.对公文格式要素进行了调整。新增加了发文机关署名格式要素，新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定；
单一机关行文不署发文机关名称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；
同时，删除了主题词格式要素；
没有了“印制份数”格式要素要求。

3.对公文格式各要素编排进行了较大调整。如将密级和保密期限、紧急程度的编排位置由右上角改为左上角，与份号自上而下排列；
又如联合行文的修改了“主办单位签发人置于第一行，其他签发人从第2行起”规定，要求如有多个签发人按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

4.对成文日期中的数字格式进行了调整。由原来的汉字标全改为阿拉伯数字标全。年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01）。

5.对公文的特定格式进行了新规定。新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式、纪要格式版式等式样。

6.新增加了页码格式要素。

可用五句话来帮助记忆：主题词和份数不再标；
密级紧急左上角；
机关署名不可少；
成文日期用数字；
公文页码别忘了。

（三）《党政机关公文格式》各要素编排规则解读。

1.版头部分。

由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。

（1）份号。公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（2）密级和保密期限。涉密公文应当标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；
保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（3）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度，分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角或密级的下一行；
如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（4）发文机关标志（注：原称“标识”现称“标志”）。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称（一般党的机关这样使用，不加“文件”二字）。

（5）发文字号。发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；
年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；
发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（6）签发人。上行文应当标注签发人姓名，签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置（即与发文字号同处一行）。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（7）版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

2.主体部分。

由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成，即公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。

（1）标题。是对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称、事由和文种组成。

（2）主送机关。即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

（3）正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；
一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行，每行28个字。

（4）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”）；
附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（5）发文机关署名、成文日期和印章。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

（6）附注。是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件须在附注处标明联系人和电话。

（7）附件。公文正文的补充、说明或参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

3.版记部分。

由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。

4.公文的特定格式（联合行文首页版式、信函、纪要、令）。

二、公文处理中常见错误分析

（一）违反行文规则。

1.直接报送领导同志个人。按照条例要求，除领导同志交办事项和确需直接报送审批的少数敏感涉密事项、重大突发事件及涉外事件外，不得将请示、报告直接报送领导同志个人。

2.多头主送。如××分局请示主送区委、市局。又如主送省政府的请示、报告，不同时报送有关处室，也不同时报送领导同志个人。如遇有情况特别紧急确实需要分送领导的，应在文件的首页注明分送情况。

3.越级行文。按照规定，省政府不受理二级单位、机关内设处室和县级政府、市级政府部门的请示、报告。县级政府或市级部门如果有问题需请示的，可通过市政府或其上一级部门转报省政府。特殊情况需越级行文的，需抄送被越过的机关。

4.请示事项一文数事。请示类公文应一文一事，即一事一请示。如果一文数事，把几个属于不同方面解决的问题一揽子请示，既不便于批办，又容易使问题复杂化，不利于问题的解决。

5.不经协商或协商不一致行文。报送省政府之前，涉及相关部门的如人员、编制、职数、资金、规划等协商一致，没有协商好的也应该有相关单位的意见，以便省政府协调。

6.党政机关上下之间相互行指令性、报告性、请示性文种。如以××局的名义向市委报送请示。

7.上下级机关联合行文。如县政府与县发改局联合行文。

8.平行单位间使用上、下行文文种。如县教育局向县财政局写资金请示。

9.上级部门向下级机关发指令性公文。

10.部门内设机构对外正式行文。

（二）文种使用常见错误。

1.缺少文种。

（1）有的公文没有标题，有的虽有标题却缺少文种。如以“今年高考招生计划超额完成15%”、“今年圆满完成就业目标”为公文标题，仅有事由一个要素，类似新闻和信息标题。

（2）转发时以原文件的文种当新文种。

2.文种混用。

（1）拿“请示”当“函”用。同级机关为了容易批准某个事项，应使用“函”而使用“请示”。如同级机关向财政、发改委等部门争取资金和项目等。

（2）“请示”与“报告”混用、并用。有的单位把向省政府请求批准事项的“请示”写成“报告”；
“报告”中含有请示事项；
还有就是一份请示中包含多项请示事项。

（3）“请示”、“批复”、“函”混用。“请示”只能用于上级机关。“函”适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。“批复”一般是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。

（4）上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个文种，其他文种不能用。如《关于处罚××同志的决定》、《关于解决××经费的申请》、《关于××情况的说明》，这都是不正确的。

（5）文种重叠。请示函、请示报告、意见报告，转发文件时出现通知的通知的通知(可出现两个通知)。

（6）生造文种。如申请、汇报、总结、要点、纲要、规划、建议、答复等。

（7）把文种作标题。如只有通知、请示、函的情况。

（三）“签发人”常见错误。

1.当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧（下行文一般不标识签发人）。很多报的“请示”、“报告”没有签发人。

2.签发人不正确。“主要负责人”的含义，国办有个解释，是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。各部门上报省政府的文件，必须由主要负责人签字，主要负责人因出访、健康等原因，可由主持工作的负责人（不是分管负责人）签发。个别单位请示件签发人是分管同志。

3.字体使用不正确。公文格式要求，“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。

4.签发人标注位置易出错。特别是联合行文有多个签发人时，要求是签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，“签发人”标注在第一行（上行文的发文字号与最后一个签发人姓名同处一行）。

（四）公文标题常见错误。公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成，一般格式为“发文机关＋关于××（事由）的＋文种”。常见错误主要有:

1.要素不全。缺文种、缺发文机关、把文种作标题

2.表述不合适或不清楚。卖烟、卖酒、迎接检查、不能涵盖公文内容等

3.用发文字号代替文件名称。如：“关于××政文〔1997〕第×号文的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。

4.文字累赘。如：在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；
又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。

5.滥用标点符号。除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。为了保持标题简炼和整洁大方，一般能不用标点符号的尽可能不用。非用不可的有下面几种情况：一是可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。二是可用引号。如：《中共中央关于坚持“少宣传个人”等几个问题的通知》。

6.标题排列不美观。根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。

（五）主送单位常见错误。除命令和令、通告、公告、纪要外，公文必须标明主送机关（也就是抬头），并使用全称或者规范化简称。

1.主送机关表述不规范。要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。从系统的角度说，应按党→政→军→群的顺序排列，四大家领导班子排序应为：党委、人大、政府、政协；
从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。（各市、州、县人民政府，省政府各部门，各有关单位，有关高校，有关大型企业：）

2.多头主送。主送机关不止一个。上行文只能标注一个主送机关（个别情况如向“省委、省政府”报告工作外）。如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

3.主送个人。公文不得主送领导者个人。

4.越级主送。一般不得越级请示，特殊情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

5.编排不正确。要求编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

（六）结构层次及其字体、标点符号使用常见错误。

1.结构层次表示错误。一般而言，结构层次序数分“一、”“（一）”“1.”“（1）”四个层次。

2.字体使用不当。正式公文一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。

3.标点使用不规范。正式公文中第一层次标题后不加标点符号（一般单独成行）。第二层次以下的标题后均应加标点符号（中办文件一般不加标点符号，国办的文件加标点符号）。

（七）字符使用上容易出现的几个错误。

汉字“○”用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替；

公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“[]”或小括号“（）”代替；

单书名号“〈〉”用大于、小于号合在一起形成“＜＞”代替；

分隔符“·”用小数点“.”代替；

代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替。解决以上问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。

行文中遇领导人姓名、数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，放在同一行，不得分开。

（八）数值范围表述常见错误。常见的错误有：4-6%、0.2-6等，规范的写法应分别为4%-6%、0.2-0.6。

1.用分数和整数表述数字范围时不规范。不能省略第一个数字后的单位，如“5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。

2.表示时间范围时不规范。可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。

3.表示概数时不规范。邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成“三、四天”、“七八十年代”不能写成“七、八十年代”。

（九）引用（引文）常见错误。

1.引用公文时不规范，往往只引发文号或不引发文号。文中多次引用同一文件，应先引用标题，后引发文字号（用小括号括住）,再次出现时直接引用发文字号。引用无文号的材料时，可在文件名称后面加小括号注明简称。

2.引用“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”时不规范。出现诸如“现将《×××实施方案》(征求意见稿)呈上，请提出修改意见”的错误。规范用法是,在引用标题上含有“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”等字样的规章制度、方案时，引用其标题时应放在书名号之内（其余放在书名号外），如上例应写为“现将《×××实施方案(征求意见稿)》呈上，请提出修改意见”。

3.使用非规范化简称时出错。一般先用全称并加括号注明“以下简称×××”首次出现时就需简称的，应在直接简称后加括号说明其全称。

（十）“附件说明”常见错误。附件是正文的一部分，因此公文如有附件，应当在正文后、成文时间前的位置上标注“附件说明”（不能标注到成文日期之后）。

1.标注位置和字体易出错。国家标准规定：公文如有附件，在正文下空1行（常见错误是在正文下空两行或多行处标注）左空2字用3号仿宋体字标识“附件：”（常见错误是标识为“附：”或“附表：”），后标附件名称。

2.标点符号标注错误。附件名称后不加标点符号（常见错误是名称后加标点符号）。

3.多个附件时标注不规范。序号使用阿拉伯数码（常见错误是标识附件序号时未按规定使用阿拉伯数码，第一个附件没有紧随“附件”依次排列而是另起一行）；
多个附件或附件标题有折行时（常见错误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序号”对齐）正确标识方法是：

附件：1．××××××

2．×××××××××××××××××××××

×××××××

三、办公厅办文中出现的不规范性案例

（一）文种和发文类别选择错误。

1.文种使用错误。

（1）出现向国务院去函、向国家部委写请示、报告的表述。函是平行文种，向国务院报文应根据内容选用“请示”或“报告”文种。

（2）平行或不相隶属单位应该使用“函”，而不能使用“请示”或“报告”。如省政府向国家部委和兄弟省市协商报文请求办理事项，应该使用“函”这个文种。

（3）《党政机关公文处理工作条例》中将原“会议纪要”文种改为“纪要”，今后省政府专题会议纪要的标题统一表述为“关于研究××工作的纪要”或者“关于××会议的纪要”。

（4）出现“请示”与“报告”连用的表述。如“扩区调区的请示报告”。

2.自制文种或没有使用文种。

（1）该用“报告”的，使用了汇报。如《关于我省开展××情况的汇报》。

（2）使用了如请示报告、工作思路、情况、申请、郑重申明等自制文种。如《××市关于召开××协调会的请示报告》。

（3）没有使用文种。如《××市关于举办××交易会的工作总结》。转发时以所转发的文种作为文种，如×市×局转发《××部关于促进××产业健康发展的通知》。

3.文件签批程序不规范。

（1）上行文没有送主要负责人签批，下行文不需标注签发人而标注了签发人。曾出现鄂政文没有经省长签发的情况。

（2）平时报文中，有很多单位不按办文程序报批，分管领导签批后直接报省政府。

（3）公文运转程序不规范，有的没有经过复审，有的适用文种错误，有的不该复审而送复审，有的发省政府文件用省政府办公厅的文头或发省政府办公厅的文件套用省政府文头的情况，导致运转效率不高及出现错误。也有的让主要领导多次签批同一个文件。

（二）发文依据、附件和背景材料提供不全。

1.发文依据不足。起草公文时，应注意审核发文依据，发文依据不充分的，应与拟稿部门联系补办。比如表彰类公文应附上发文依据或省委、省政府主要领导批示，以及省纪委（省监察厅）、省人社厅、省卫计委等部门的审核意见，省表彰办在省人社厅。举办全国性、全省性活动类文件应征求省文化厅的意见，省活动办在省文化厅。

2.事前协调不够。文件涉及几个部门职能的，需在送审前征求相关部门意见，并将部门反馈的意见放在背景材料中，避免出现部门意见不一致或者没有征求相关部门意见，导致出现文件无法落实或前后矛盾的情况。

3.附件没报全。请示件要附上能充分说明原因和理由的背景材料。成立新的领导小组或调整领导小组成员的，应附上新成立的依据或领导的批示。调整领导小组成员应附上原成立时的文件或相关材料等。如国务院文件、省委省政府文件、会议纪要，领导批示、情况介绍等。“两办”文件（鄂办文〔2014〕30号）就成立领导小组有严格的规定，应遵照执行。

（三）公文内容和格式。

1.文件篇幅过长、发文数量过多。起草公文要注意文字精炼，有的没有严格遵守省委省政府“三短一简”的规定，没有达到“一般文件不超过3500字、省政府领导讲话不超过4000字”的要求，批转、转发部门文件的数量过多、篇幅过长。

2.公文标题不够完整规范或引用标题错误。

（1）公文标题完整性问题。如“省人民政府办公厅”和“XX省人民政府办公厅”何时加上“XX”二字把握不准。一般对省内发文去掉“XX”，对国务院和外省发文加上“XX”二字。

（2）公文标题拟制问题。多字少字、前后颠倒、不能涵盖文件内容、缺少发文机关、缺少“关于”、“关于”与介词“对”连用、不能体现上级机关的要求、出现敏感词汇（如卖烟、卖酒、迎接检查）等。转发文件时出现《关于转发××通知的通知的通知》的情况

（3）公文标题中出现标点符号。一般来说，除了法律法规和书名需要用书名号外，标题中尽量不使用标点符号。有的标题多行时分行不规范，将有整体意义的词语分成两行。也有的将领导的姓名分开，写成两行，应调整为一行。

（4）引用标题时不完整或错误。有的引用标题和发文字号不完整，发文字号用小括号注明。如《××市关于审批××县土地利用总体规划（2006—2020年）规划修改方案的请示》（××政文〔2013〕××号）。有的引错标点符号，如文号中的〔〕有的写成[]，也有的错写成【】、〖〗、（）、《》等情形。如“国发[2012]60号”应规范写为“国发〔2012〕60号”。有的年号引用不全，如将〔2012〕写成〔12〕。有的文号引用错误，如将〔2012〕6号引用成〔2012〕06号或60号等，发文字号时不需要编虚位号“0”。有的没注明规范化简称。

3.字体、字号及公文层次标注不够规范。

（1）字体问题。公文的标题应使用方正小标宋字体；
正文一级标题用黑体、二级标题用楷体、三级标题仿宋加黑、四级标题不变体。

（2）字号问题。标题的字体为2号，正文的字体为3号。

（3）正文标题后面标点符号问题。一级标题后不打标点符号，二级以下的标题后打句号（参照国务院和国办文件的通用作法）。

（4）公文层次序号问题。一级标题用“一、”，二级标题用“（一）”，三级标题用“１.”（是“.”，而不是“、”），四级标题用“（１）”。每一级标题序数用字以及标点符号等应当前后文保持一致。（一）和（1）后面有的加顿号，应不加标点符号。

4.标点符号使用不够准确。

（1）该使用逗号的用了顿号，该使用顿号的用了分号，该使用冒号的用了句号。有的一个长句中顿号使用过多，导致并列的内容有歧义。

（2）连接符号使用不当，如“2006年~2012年”应为“2006—2012年”。

（3）有些特定的说法使用时需核对准确，并加上引号，如“竞进提质”“建成支点、走在前列”“五个XX”“六民要旨”等相对固定的提法。

（4）二级标题后面分号和句号混用。二级标题后面一般用句号，也可用分号，但应该统一，不应混用。

（5）应该用书名号的地方用了引号，如国务院《社会救助暂行办法》（以下简称“办法”）、编制实施《神农架风景名胜区总体规划》（以下简称“总体规划”），应在简称中沿用其书名号。

（6）“省委省政府”一同表述时应用顿号分开表述为“省委、省政府”。

5.错别字、多字、少字、漏字、近义词错用等。

（1）常用字词出错或误写。如快速“反应”误为“反映”“九州”误为“九洲”“不再”误为“不在”“汇总”误为“会总”“碳素”误为“炭素”“必须”与“必需”混用。“约”字乱用，如“占地约50.12亩、实际完成投资约4490万元（数字已经很精确了）”。“年”与“年度”使用不当（年：时间概念；
年度：专业用语，强调时间段、周期）。“主体”与“主题”使用不当。“要”与“应”使用不当（后者语气较弱，公文中很少使用）。

“二”与“两”：使用“二”的地方有：自然数及序数、小数、分数。使用“两”的地方有：一位数的基数。如“两台机器”。概数。如“两三天”。

“以上”与“以下”：“以上”、“以下”等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如：“十四岁、十四岁以上儿童不得入内”、“十四岁及以上儿童不得入内”或“十四岁以下（包括十四岁在内）儿童不得入内”、“十四岁以下（含）儿童不得入内”。

“制定”与“制订”：“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线”。“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：“我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度”。前者偏重于做出最后决定，使完全确定下来。后者偏重于从无到有的创制、草拟而后的订立。前者强调结果，后者强调过程。

“权力”与“权利”：“权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。“权利”即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如：“公民有监督公共权力正确行使的权利。”

“违反”与“违犯”：“违反”即不遵照，反着方向做。“违犯”即违背，触犯。

“和”、“与”、“及”：“和”口语色彩比较浓；
“与”带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合；
“及”连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别，即前重后轻。

还有将“宏观”写成“客观”，“拨款”写成“拔款”，“意识”写成“意思”，“制定”写成“制度”，“设施”写成“设备”等，将“修缮”写为“修善”，将“摸清情况”写为“模清情况”，将“城镇化”写为“城市化”，将“改造”写为“发造”，将“环境保护政府奖”写为“环境保护政府将”，将“制定”写为“制订”，“贮备”写为“储备”。

（2）随意简写。如“宣传贯彻”简写为“宣贯”，“审议修改”简写为“审修”等。

（3）领导职务和固定表述写错。如“省委常委”写成“省委党委”、“常务副省长”写成“党务副省长”等，有的把领导名字写错，有的把领导名字前后顺序颠倒。

（4）多字或漏字。如将“12月”写成“120月”，将“审阅”写成“审阅示”，将“秘书长”写成“秘书”。

（5）称呼不规范。将“常务副省长”简写为“副省长”，将“副秘书长”写成“秘书长”等。一般情况下建议使用“姓名或名字加同志”的称呼方式。

（6）用词不当或出现错字漏字等。向国务院报送的报告中，将“营造依规研究、依法推广……的良好氛围”写为“营造违规研究、依法推广……的良好氛围”，导致意思完全相反。将“新建农村公路1.2万公里”写成1.2公里”，将“高于全国3.7个百分点”写成“高于全国3.7百分点”，将“全国第6位”写成“全国6位”，将“落后产能”写成“落实产能”。将“依法打击假劣种苗和植物新品种侵权等不正当行为”写成“依法打击假劣种苗和植物新品种等不正当行为”。将“高度重视信息安全工作”写为“高度信息安全工作”。

（7）将领导人排序颠倒或写成错别字。如“杨云彦”写成“杨方彦”，将“马凯”写成“马剀”。

6.法定计量单位和数据使用不规范。

（1）在同一文件中，要求单位统一，前后表述一致，使用国家法定的计量单位。如同一公文中有时用“亩”、有时用“平方米”、有时用“公顷”。有时用“公斤”、有时用“吨”、有时用千克。有时用“千瓦”、有时用“KW”。“库容**m2”应为“**m3”。

（2）数据使用不准确。如点错小数点，多加几个0，几个数字之和与总数不符，百分比之和超出100%，“万元”写成“万万元”，“万元”写成“元”等。1.08亿元写成1.8亿元。

（3）公文中的数字，除结构层次序数、词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。有的应该使用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”写成“二十世纪九十年代”。有的应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十八大”写成“党的18大”等。

（4）附表及附件中的内容、数据、时间、百分比、说明等不认真审查，出错较多。如将“70.42”写为“70.48”，“20.98%”写为“21.16%”，总数与各分数相加不相等、百分比之和超出100%的情况。有的调研报告套用去年的时间。有的跨年跨月份表述有变化时没有及时更改到位。有的处室在写跨年度工作总结时写了“去年”或“今年”的字样，应明确写明具体的年份。有几个处室今年办文的落款时间写成了2013年，也有的写成了二○一四年2月等样式。

（5）口语化问题。如“平方米”写成“平米”、“万元”写成“万”。将“××亿元”写为“××亿”，出现“一、二千万资金”、“2、3个百分点”等口语化的表述。

7.部门和地方名称表述不统一。

（1）对同一个部门的称呼不统一，有时是全称，有时是简称。如前面用“发展改革委”后面用“发改委”；
前面用“环保厅”后面用“环境保护厅”等。

（2）地名表述不规范。如县前面可不加××市，直接表述为××县，但是区前面一般应加××市，表述为××市××区。“市州”一般写为“市（州）”，“县市区”一般写为“县（市、区）”。

（3）地名写错。如黄冈写成黄岗、神农架写成神龙架、恩施州写成恩施市等。

（4）有的单位因为机构合并等原因更名后，仍在使用旧名称，如“省广电总台”应为“XX广播电视台”“省新闻出版广电局”等。

（四）公文处理签中出现的问题。

1.书写错误。本来发“鄂政发”，而写成“鄂政办发”或“鄂政函”等。

2.套用文头错误。本来发省政府的文件而套用办公厅的文头，也有的是发办公厅文件而套用省政府的文头。

3.核稿意见写错。如有的向国家部委去函写成向国务院去函。

4.签发人问题。向国务院报文，不是主要领导签发。

5.程序不到位。有的文件应该送文书处复审的没有复审，有的在领导没有签批完成前而急于发文，特别是领导补签时有改动，又要重新印、重新报，反而误事。

（五）联合行文时发文机关署名排序问题。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序排列，主办单位排在第一，其他单位按照在文件里的重要程度来决定排序。

（六）套用格式或模板时没有更换到位，传递文稿时出错。

1.套用格式或模板时没有更换到位。在办理规范性文稿时，习惯套用原来的模板，但有时没有全部用新内容替代原文稿中的旧内容，以至于新旧内容混杂，出现不应有的错误。

2.传递文稿时出错。有的把原来的初稿或过程稿当领导签批后的正式文稿传递付印，以至于时间、地点、内容等出现明显错误。

3.时间和日期套错。调研报告套用原来模式、沿用去年的日期等，没有及时更改到位。

（七）程序不到位出现错误。

1.不复审。有的处室在办理应该复审的五类公文时，没有进行复审，导致出现明显错误，无法正常运转。

2.急件先印。有的文件特别是急件签批时没有按公文签批的程序报批，有的没等领导签批完就急于送印，结果领导补签时又出现改动，还要重印甚至收回原文件，以至于耽误了更多的时间。

3.用印不规范。有的处室用印时没等领导签批就急于要求盖章。有的以本处室的名义对市州或部门发会议通知请相关领导参会等，基层有反映。（以办公厅名义发，注明联系处室）

（八）涉密问题。

1.高度重视文件保密工作。内网运行涉密文件，敏感信息和地理坐标要慎重。

2.不要轻易脱密。忠实文件本身和来文单位的保密意见。

3.背景资料附全。送审时，将原涉密文件作为背景资料附全一起报批。

四、市州政府和省政府部门向省政府报文易出现的错误和应该注意的问题

（一）没有加盖电子印章。网上公文传输时要加盖电子印章，电子印章比较模糊，主要是防止他人拷贝。

（二）附件不完整。附件与正文不在同一个文件里，或附件不齐全，材料不完备，应该与正文一起附全。

（三）请示与报告不分。请示属办件，如果一文多事，可能会涉及多个处室，办理起来会出现相互推诿、都不负责、办理效果不理想的情况。

文件多头报送，如同时报省委、省政府，可能会出现省委的意见与省政府的意见不一致的情况，给承办工作带来一些矛盾。

报告是阅件，不要夹杂请示事项，如果报告中出现需要办理的事项，可能会误事。

（四）签发人不正确或者没有签发人，有的也使用便函的问题。请示、报告类的上行文，必须是主要负责人签发，否则可能会一把手不知道，不便于把握全局，甚至出现矛盾。正式公文一定要编文号，不要使用便函。

（五）文件涉密问题。要高度重视文件保密工作，忠实市州政府或下级单位的意见，不要轻易脱密。

（六）回复意见问题。有的部门对省政府办公厅征求意见的回复，要么不回复，要么回复超出时间，要么列出几个方案供省政府决策（主管部门应有倾向性意见），有的甚至在很长时间后告诉该文件中所涉事项不属于本单位职责范围，建议由某某单位答复等意见。

（七）公文送领导个人的问题。部门和市州不要直接送文件到领导个人。

（八）领导下基层调研送领导文件的问题。有的县、乡镇都存在这个问题。

（九）省直单位向市州政府发指令文件或直接请市政府领导参会等。违反行文规则。

（十）考核问题。省政府办公厅对省直目标考核单位的公文处理工作有一个考核，办公厅领导要求在全省开展公文处理错情通报，这些都对我们的工作提出了新要求，希望能引起大家的高度重视。

以上讲稿仅供相互交流使用，请按保密要求管理。如有不妥之处，敬请批评指正。希望大家多交流，多联系，共同做好公文处理工作，不断提高办文能力和服务水平，在本职岗位上为“建成支点、走在前列”及“五个XX”建设作出新贡献。

谢谢大家！